Een toekomstbestendig portfolio voor VVO-opleidingen bij Máxima MC
Judith, opleidingsfunctionaris bij Máxima MC Veldhoven en verantwoordelijk voor de kwaliteit van specialistische vervolgopleidingen voor verpleegkundigen, vertelt in deze case study over de invoering van het Reconcept Portfolio in het ziekenhuis. Ze gaat in op de zoektocht naar een passend systeem, het implementatietraject en de positieve effecten die het portfolio sinds de introductie heeft op het werkplekleren.
Wat was voor jullie de aanleiding om met een digitaal portfolio te starten?
Met de introductie van CZO Flex Level werd het een vereiste dat opleidingen ondersteund worden met een (digitaal) portfolio. We wilden een toegankelijk systeem dat uniform werkt voor iedereen en tegelijkertijd het werkplekleren goed faciliteert.
Hebben jullie eerst gekeken naar interne oplossingen?
We hebben onderzocht of we een portfolio konden inrichten via ons interne LMS-systeem. Maar dat bleek niet flexibel genoeg voor wat we nodig hadden. We zijn daarom op zoek gegaan naar externe aanbieders van e-portfolio's.
Waarom kozen jullie uiteindelijk voor Reconcept?
Wat ons direct opviel aan Reconcept was hun actieve en communicatieve aanpak. Ze dachten écht met ons mee: ze luisterden naar onze wensen, maar durfden ook kritisch te zijn en advies te geven als zij mogelijkheden zagen voor verbetering. Dat gaf vertrouwen.
Hoe zijn jullie gestart met het uitrollen van het nieuwe portfolio?
We zijn klein begonnen. De eerste opleidingen waarin we het portfolio introduceerden, waren de IC-, SEH- en CCU-opleidingen. Deze opleidingen werkten al met de EPA-structuur, dus dat sloot mooi aan. Vanaf daar zijn we het gebruik van het portfolio geleidelijk gaan uitbreiden naar andere VVO-opleidingen.
Hoe werd er intern gereageerd op de introductie van het portfolio? Hoe is de implementatie verlopen?
De reacties waren positief en de implementatie verliep soepel. We hebben de praktijkopleiders goed geïnformeerd over de functionaliteiten van het portfolio en een aantal enthousiaste collega’s in de rol van superusers gezet. Zij trokken de rest van de organisatie mee in het gebruik van de nieuwe werkwijze.
Daarnaast bood Reconcept individuele ondersteuning aan praktijkbegeleiders die nog vragen of extra hulp nodig hadden. Die combinatie van een doordachte interne aanpak en de persoonlijke begeleiding vanuit Reconcept zorgde ervoor dat de implementatie soepel verliep.
Op welke manier ondersteunt het portfolio het werkplekleren?
Dankzij het digitale portfolio van Reconcept heeft de PIO (professioneel in opleiding) meer regie over het eigen leerproces. Waar voorheen de praktijkopleider voornamelijk verantwoordelijk was voor het bijhouden van informatie en beoordelingen, ligt dat eigenaarschap nu bij de PIO zelf.
Ook maakt het nieuwe portfolio het feedbackproces veel toegankelijker. Een PIO kan tijdens de dienst, direct op de werkvloer, feedback aanvragen. Met de introductie van het Reconcept Portfolio is ook de Korte Praktijk Beoordeling als toetsinstrument geïntroduceerd. Met de introductie van dit toetsinstrument is feedback aanvragen en geven bovendien snel en eenvoudig geworden. Omdat het aanvragen van zo’n evaluatie zo laagdrempelig is, kan een PIO meerdere keren per dag gericht feedback ophalen.
Die feedback wordt vervolgens automatisch gekoppeld aan een relevante EPA, waardoor het voor zowel de PIO als de begeleider duidelijk is waar iemand staat in het leerproces en welke competenties nog extra aandacht vragen.
Hoe draagt het portfolio bij aan de begeleiding van PIO’s in de praktijk?
Het portfolio ondersteunt de begeleiding van PIO’s op een hele praktische manier: het is altijd en overal inzichtelijk. Of een praktijkopleider nu op de afdeling is, thuis werkt of onderweg is, hij of zij kan op elk moment meekijken in het portfolio van de PIO.
Dit maakt het mogelijk om snel te reageren op vragen, gericht feedback te geven of de voortgang te bespreken zonder gebonden te zijn aan vaste evaluatiemomenten of fysieke locaties.
